外国人が参加する会議のファシリテーション
海外駐在員として海外で働く、もしくは昨今のCOVID19環境下では日本にいても外資系勤務をされていらっしゃる場合には外国人が参加する会議をファシリテーション・運営する機会に遭遇される方がいらっしゃるかと思います。
その際に気を付けておいて頂きたい事は日本と海外の会議のあり方（スタイル）の違いです。
日本と海外の会議。どこが違うの？
「会議なんて日本でいつも仕切ってきたし問題ないでしょ。」と思われるかもしれません。
実際に私も毎日のように自身がリードするプロジェクトやチーム会議を日本で運営してきました。
「日本語を英語に変更するだけで会議自体は何も変わらない。」と思っていたのです。
ところが実際に会議に参加し、そして自身が海外で会議を運営しはじめると日本との会議スタイルの違いに気づき、そして適応する必要性を感じました。
日本と海外の会議の何が違うのか解説していきます。
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海外では会議の目的が明確
まず海外では会議の目的を日本より明確にしておく必要があります。
あなたが運営・ファシリテートしようとしている会議は
- シニアマネージャーの決裁を取りに行く
- プロジェクトの進捗を報告し追加支援を得る
- プロジェクトの仕上がり品を関係者に紹介し助言を得る
など海外の会議は目的が明確です。
「日本の会議にだって目的はある」と思われるかもしれませんが、
日本の会議は情報共有なのか？それとも何らかの決裁を得たいのか？もしくは問題点を議論したいのか？はっきりとわからない事が多いのです。
自身の経験として外国ではこういった曖昧さをあまり良しとはしません。
上記のように目的が明確でない場合には
「それで君はこの会議で私に何を期待しているの？」
と不機嫌な様子で聞かれてしまうかもしれません。気を付けましょう。
対策
会議のアジェンダで会議目的を明確にしておく事をお勧めします。
また議論すべき内容がある場合には事前に資料を送付（プレリード）して論点を明確にしておくべきでしょう。
また情報共有だけの会議の開催も控えた方が賢明です。
情報共有だけならメールでも済みます。本当に皆の時間を使って開催すべき案件かどうか熟考しましょう。
また会議時間を延長しないように注意しましょう。
海外では仕事の効率が重視されます。
ダラダラを会議をするスタイルはとても迷惑がられますので注意が必要です。
海外の会議は双方向
日本の会議では発表者がひとしきりプレゼンをし、プレゼン終了後に質疑応答といった形式が多いと思います。
一方で海外の会議は常に双方向です。
プレゼンを作成したスライドどおりにプレゼンできる事は海外の会議では実際に経験していません。
特にプレリードを事前にしっかりと読み込んできているシニアマネージャーからプレゼン前にいきなり質問を立て続けに受けて返答する。といったことを頻繁に経験します。
日本のプレゼンは全体の出来上がりを問われるのに対して、海外では即応力が求められるといった印象を持っています。
対策
プレゼンをするのであればバックアップで想定質問に対する回答を用意しておくとよいでしょう。
会議の司会をしているのであれば、稀に議論が大きく広がりすぎる事があるので、本来話し合うべきであった事に再度焦点を絞る事を促しましょう。（経験的に外国の方は発言量が多いのでこれが結構大変で慣れや経験が必要かもしれません。）
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これは会議の目的が明確かどうかという事に強く結びついているなと感じています。
海外の会議は上述した通り目的が明確なので、参加を依頼する関係者や決裁権をもつメンバー、または助言を受けるべきメンバーが明確です。
結果として海外の会議参加者は日本に比べて少数だと感じます。
そしてメンバーが最小限に絞られているからこそ効率的なディスカッションが可能となります。
参加者は皆積極的に発言します。
一方日本の会議を思い出すと、やたらと会議参加者が多く会議中に一言も発言しない人などざらにいました。
これは個人的に非効率だと考えています。日本もより効率的な働き方で無駄な会議を減らし効率的な時間の使い方を学ぶべきだと感じています。
海外で働くようになっての学びの一つです。
対策
上述した通りまず会議目的を明確にしましょう。
会議目的が明確になれば自ずと会議参加を依頼すべきメンバーは決定されます。
また、必須でないメンバーに参加依頼をして同僚たちの時間を無駄に浪費する事は控えましょう。
まとめ
本日は日本と海外の会議スタイルの違いと対策を自身の経験をもとに紹介させていただきました。
海外では積極的な発言が求められます。そして皆積極的に発言します。
最初は会議スタイルの違いに戸惑うかもしれません。（私は戸惑いを感じ慣れるまで少し時間がかかりました）
しかし海外で働くのであれば適応していく事が重要ですし、そして
海外の会議スタイルは効率的で一旦身に着けると帰国後も効果的な会議運営が可能となる
と思います。
海外駐在は多くの事を学ぶチャンスです。効果的な会議運営も経験し学んでいくことをお勧めいたします。
ここまで読んで頂きましてありがとうございました。
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