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【会議が多すぎる】会議の数を減らす 会議の棚卸を行うためのチェックリスト

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定例会議など惰性で開催している会議がありませんか?

個人作業をする時間がない。提出期限に追われていつも忙しい。有給休暇取得なんて想像できない。

などとなっていませんか。

もしこのような状況になっている場合には「会議の棚卸」が必要です。

現在定期的に行っている会議を精査して

  • 開催頻度を減らす
  • 会議時間を短縮する
  • 会議運営を効率化する

などの対策が必要です。

会議棚卸のためのチェックリスト

ところが実際に「会議の棚卸」を行おうとしても、どうやっていいのかわからない時があります。

私自身業務の責任範囲や権限が大きくなるにつれ会議の数が増えすぎて、スケジュールを調整をサポートして頂く秘書さんにいつも、

「会議を入れる時間がないのですが、月曜日10時に開催されるAという議題の会議を断ってBという会議を入れていいですか?」

など1週間の会議をこなす事すら困難な状況になってしまっていました。

このような状況下でもプレゼンに資料を作ったり、人には任す事の出来ない機密性の高い資料を確認したりしないとならず、夜遅くまで仕事をしたり週末にまとめて個人作業をこなすような状況になっていました。

このような状況を打開すべく考えたのがこれから紹介する

「会議棚卸のためのチェックリスト」

です。

では早速紹介して行きたいと思います。

会議目的

最も重要なのが「会議目的が明確になっているかどうか」です。

惰性で行われる会議の多くは目的が明確でなく、「なんとなく会議のために人が集まっている」状況で、

多くの場合「何かアップデートはありますか?」などの調子で会議がはじまります。

そこで対して重要でもない事にも関わらず「そういえば我々の部署ではこのような取り組みがありまして。」などとあまり重要でないアップデートが紹介されたりします。

本来メールで済むような内容を会議で紹介するのは非常に効率が悪いので、

目的が明確でない会議は中止するか極端に頻度を減らす

事をお勧めします。

会議頻度

惰性で会議頻度が「毎週」や「毎月」になっていませんか?

「毎週」の会議は「隔週」に

「毎月」の会議は「2ケ月に一度」に

変更できないか試してみてください。

経験的に、会議頻度を減らしても問題が発生しない事が多く、また

会議の密度が濃くなり効率的な会議が出来ています。

会議頻度を減らすのが心配?

原則会議は隔週にしておいて、必要があればその際に会議招集をするようにしてみましょう。

会議を減らす際に決めごととして「必要があれば間の週に会議を開催する事もある」と決めておきましょう。

会議時間

会議開催時間も惰性で「1時間」「30分」などと決まっている事が多いかと思います。

「1時間」を「45分」に

「30分」を「20分」に

短縮してみましょう。

会議時間が短くなる事で集中力が増し会議の成果物が向上する事すらあります。

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議長・チェアマン

会議運営を効率的に行うために議長の果たす役割は重要です。

熟練した議長は短時間で会議の目的を達成できますし、慣れていない議長の場合時間をかけても会議で達成すべき目標に到達する事が出来ません。

一方で人材育成の観点から、将来有望な若手社員には議長を任せて育成する必要もあります。

そこで会議の重要性を考えて、短期間で結論を出すべき会議やマネジメントクラスが集まる会議では熟練した議長を任命する事が重要です。

人材育成の観点から若手社員に議長を依頼する場合には、少しカジュアルな会議からはじめるとよいでしょう。

書記

議長と並び、「会議での決めごとを文書に残す」「アクションリストをまとめる」など書記の役割も非常に重用です。

重要な会議には熟練したメンバーに書記を依頼しましょう。

とは言え、書記も若手の登竜門的な側面もあります。

私も初めて本社に配属された際にはまず書記からはじめました。最初は上手に会議の内容をまとめる事が出来ず上司や先輩にダメ出しばかりされていましたが、その中で多くの事を学ばせて頂きました。

何をメモに残すべきなのか、議事録とはどういうものなのか。

若手と言われている時代に学ばせて頂いた経験はのちに大変役に立ちました。

若手育成の観点と効率的な会議運営の両方を考える場合には

若手を書記に任命し熟練メンバーによるレビューを行う事をお勧めします。

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会議参加者

会議参加者は必要最小限にとどめるべきです。また必須でない会議への参加も控えるべきです。

責任のある立場の方ほど会議に惰性で招聘してしまいますが「本当に必要なのか」を今一度考えて見ましょう。

また「自身が本当に会議に参加する必要があるのか」も一度精査する事をお勧めします。

まとめ

「必要な会議だけに棚卸するチェックリスト」を紹介しました。

重要な事は「会議の棚卸」を行ったら「継続する」事です。

一旦会議頻度を減らし隔週で、そして60分の会議を45分に短縮したはずなのに、2-3か月して気が付くと、会議は60分で毎週開催される

なんて事も意外とよくあります。

しっかりと決めごととして決めたら「継続」する事を心がけてください。

これらを実践する事であなた自身の時間を創出し仕事の質が向上し、プライベートの時間が増える事を祈っております。

ここまで読んで頂きましてありがとうございました。

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