会議が多くて時間がない
「会議が多すぎて自分の作業時間がまったくない。」「上司に頼まれた書類作らないといけないけど、こんなに会議が多くていつ作るんだ。」「会議が多くて顧客と面談する時間がない。」
こういった悩みを抱えていらっしゃる方は多いかと思います。
会議が多すぎて本来すべき事が出来なかったり、顧客との面談時間が減ってしまう状況はビジネスにとって良い影響はありません。
すぐに改善が必要です。
会議が多い原因
会議が多い事象には原因があります。
- 目的の明確でない会議が頻発している
- 会議の質が悪く会議時間が長引く、もしくは会議が一回では終わらない。
目的の明確でない会議に関しては別途詳細を記載したいと思います。
今回は、「会議の質が悪く会議時間が長引く、もしくは会議が一回では終わらない。」状況に対する解決策を紹介します。
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会議の質が悪い原因とは
まず、会議の質が悪い原因としては下記が考えられます。
- 誰かが一方的に話し続けるだけで討議の時間がない。
- 声の大きなメンバーによって会議が方向づけられる、もしくは決裁がなされる。
このような会議の場合、結果的に会議で決まった事に対するメンバーの理解度・納得度が低く、何度も同じ案件で会議をするような事になってしまうリスクが発生します。
こういった場合、会議においてリーダー格のメンバーや声の大きなメンバーからすると
「この間の会議で話したではないか。なぜわからないんだ。」
となるのですが、一方的なコミュニケーションによって開催された会議での決定事項ではこのような状況は頻繁に発生します。
この状況は
会議で取るべきコミュニケーションの欠如
によって発生します。
では会議においてはどのようなコミュニケーションをとっていくべきでしょうか。
推奨されるコミュニケーションを紹介していきます。
会議において推奨されるコミュニケーションとは
十分な情報を提供する
会議参加者たちの知っている情報量に差がある事はとても多く、この結果として情報を知っている人だけの発言量が増え討議が進まない事がよくあります。
私も経験があるのですが、会議で発言がないメンバーに質問してみるとそもそも討議されている内容に関する情報に疎く、結果傍観者となってしまう。そして後日私のデスクにやってきて「この件ですがどう処理すべきでしょうか」と先日会議で決定した事にも関わらず質問してくるといった状況が発生します。
ですので会議参加者が同じテーブルで話出来るように情報は事前に十分に提供する事が必要です。
また、自分自身が情報を知らない場合もあります。この場合には臆せず質問すべきです。
情報提供において好ましいコミュニケーション
下記を意識したコミュニケーションを推奨します。
- より簡潔な表現をする。
- 専門用語など難しい用語は極力さける。
- 要点をまとめる。
- 必要最小限・本当に必要な事だけを伝える。
提案を行う
議論すべき案件に関して全員が必ず「提案」を実施します。
これは私が会議でよく使用していた方法で、会議参加者全員に必ず一つ提案を準備して会議に臨んで貰いました。
「私の提案は下記の通りです。理由としては～」
と言う方法で上記に記載した好ましい情報提供コミュニケーションで提案を実施してもらいます。
そうする事で議論する案件に対して参加者は情報を求め理解する必要が生じるため効率的な会議が可能となります。
私はこの方法を実践して傍観者が発生しない会議運営を心がけています。
Bringing
昨今、会社のビジョンとして「多様性を尊重する」事掲げる会社が増えています。
実践する方法としては「全員が会議に参加する」ように働きかける必要があります。
私が行っているのは「提案」を皆が実施する事ですが、大人数の会議になればなるほど全員に発言の機会を提供出来ません。
そこで重要なのは、声の大きなメンバーだけに意見が集中するのを防ぐために
発言の少ないメンバーに「Aさんはどう思いますか？」など会議での発言を引き出す事が大事です。
会議をファシリテーションしたり、リーダーシップをとる人はこの「Bringing」を会議で意識する事をお勧めします。
提案に対する見解を述べる
各自が「提案」を実施したら、必ずそれに対する「見解」を求めるようにします。
また、「見解」が述べられない場合には「質問」をするように求めます。
これも必ず全員参加で行うように努めてきました。
「見解」を述べる時には先ほどと同じですが、
- 簡潔な表現
- 要点をまとめる
- 本当に必要な事を述べる
- 本当に思っている事を率直に述べる
事を意識しましょう。
また非常に重要な事をしては「オープンな気持ちで固定概念を捨てメンバーの提案に耳を傾ける」事です。
どのような提案に対しても偏見を捨て興味をもって聞いてみる事を強くお勧めします。
質問の効果
鋭い確信をついた質問をする事は会議における最重要事項の一つです。
皆様も経験があるかと思いますが質問を受けて解答を考える際、私たちは集中力が驚く程高まっています。
自分1人では考えつかなかった視点からの質問を受ける事で新たな視点からアイデアを再構築する事が出来る事は非常に多いのです。
理解度を確認する
会議で与えられた情報や議論の結果に関して、自身の、そして参加者の理解度を確認する事は大変重要です。
なぜなら、我々は同じものを聞いたり見たりしても同じように理解しているとは限りません。これは仮説や思考の癖による思い込みが原因である場合が多いです。
例えば「朝ご飯を食べない」という習慣の人は、一日の最初の食事は昼食になるわけです。
そこで一日のスタートはパンにするか？もしくはご飯にするか？と言った議論を行った場合、「朝ごはんを食べる人」と「朝ごはんを食べない人」では一日のスタートにどちらを選ぶか違った考えを持っている可能性があります。
こういった思い込みによってお互いの考えにズレが生じる事があります。
少しでも不安に感じたら「理解度の確認」を怠らないようにしましょう。
要約する
「理解度を確認する」際に有効な方法の一つとして「要約」があります。
優れた要約は皆の理解度を合わせる重要な役割を発揮しますので会議をリードする立場の人は特に「要約」を効果的に活用しましょう。
要約における注意点
要約する際に「言い換え」を汎用する人がいますが、これは気を付けないと相手にネガティブな印象を与えます。
私も経験がありますが、
「あなたがおっしゃってるのは、要するにこういう事ですか？」
なんて発言を受けると（特にリーダーや上司から）、自身の発言が場に適さなかったのではないかと気になってしまいます。
中には言い換えを連用する事で明らかに気分を害する人もいるので注意しましょう。
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まとめ
上記のコミュニケーションを意識する事で会議の質が格段に向上し、無駄な会議を減らす事が出来ます。
もう一つ大事なのは「会議の目的」を明確にする
事です。
会議の目的として主な物は
- シニアマネジメントなど上司者から何らかの決裁を得る
- シニアマネジメントにプロジェクトの現状を説明して進め方の助言を得る
（Steering commiteeなど） - ブレインストーミング
（Workshopなど）
などが挙げられます。
実施する会議を「何の目的」で実施し、「何を成果物として得るか」は明確にしておく必要があります。
「とりあえず会議でもしますか？」的なノリで会議を設定する方もいますが皆の時間を有効活用するために、こういった会議設定は実施しない事をお勧めします。
ここまで読んで頂きましてありがとうございました。
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