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【効果的な1on1の方法とは】同僚や部下に気づきを与える効果的な個人面談の進め方

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1 on 1、個人面談

最近では個人面談の事を「1 on 1(ワン・オン・ワン)」と呼ぶ事も多く皆様も多くの1on1の機会があるかと思います。

あなたがチームを率いるリーダーであったり、部下との1on1を実施するなどコーチの立場で1on1の機会を有していらっしゃる方も多いかと思います。

本日は「1on1でどうやってコーチングしていいかわからないなぁ」という方向けに、効果的なコーチングの方法、部下やチームに気づきを与える方法をお伝えしたいと思います。

「気づきを与える面談」と「指導」の違い

面談する相手の成熟度によりますが「指導」は時として相手の反感を生む可能性があります。

司としては相手の事を思っての「指導」であるにも関わらず、「指導」を受けた相手からは、「なんだよ偉そうに。言われなくてもわかってるよ。」なんて反応を生み、

「改善のための提案が受け入れられない」ばかりか「あなたとの関係性に亀裂を生じる」可能性すらあります。

一方で「気づきを与える面談」では、あくまでもあなたは相手が気づくためのサポートをしているだけなので「自身で改善しようとするモチベーションが生まれる」また「気づきを与えてくれたあなたに感謝する」といった効果が期待できます。

しかしながら、私の経験から「気づきを与えるつもりの面談」をしているつもりが、実は「指導」をしている管理職はとても多いのです。

そこで本日は「気づきを与える面談の定型」を皆さまに共有します。

最初は意識してこの「定型」を実践する必要がありますが慣れてくれば意識せずとも面談がスムーズに進みます。ぜひ一読ください。

面談の進め方

それでは早速面談の進め方の解説をしていきたいと思います。

例として、AさんがリードしているプロジェクトXに関して関連部署である開発部門からあなたにクレームが入りました。クレーム内容としては「仕事の依頼がいつも突然で締め切りに追われ通常業務に支障を来している。Aさんを指導してほしい。」という内容です。

このフィードバックを受けてあなたはAさんと1on1を実施します。

1on1の依頼

「プロジェクトXに関して関連部署からのAさんに対するフィードバックをもらっています。いつこの話をするのがAさんとって良いですか?」

この質問の目的は「Aさん気持ちの準備」と「フィードバックがあるんだな」という心の準備を与えるために重要です。

また、「いつ話をしようか?」という質問は「すぐに」「少なくとも数日内に」という意図があり、大抵あなたが1on1を実施したい相手も(今回の設定ではAさん)もすぐに時間を作ってくれるでしょう。

導入

「今日は時間をくれてありがとうございます。AさんのリードしているプロジェクトXは重要なプロジェクトであり、上司として何かAさんをサポートできる事がないかと考えています。また関連部署のフィードバックに対して一緒に取り組む事が我々にとってとても重要だと思い今日は時間をとって頂きました。」

導入で気を付けたいのは本日の1on1の目的が「あなたがAさんをサポートしたいと思っている事」そして「何らかの障害が発生している場合には、それを解決していく事が我々にとって大切である事」の二点をAさんに伝える事です。

決してAさんを責めようとしている訳ではない事を導入できちんと伝えましょう。

状況を伝える

「仕事の依頼には時間的余裕をもって仕事を依頼して欲しい、と開発部門からフィードバックがありました。」

状況を伝える場合にありがちなミスは「状況をきちんと伝えない」事です。

よくあるパターンとしては

「私はそうだとは思っていないんだけどね。こういうのは双方の意見が大事ですからね。でも開発部門から締め切りに関して気を使って欲しい、なんてコメントがあったりするんですね。まぁお互い忙しいですからね。」

などとはっきりせず、よくわからないフィードバックを伝える上司が良くいます(私もそのようなタイプの上司に多く出会いました)。

理由はおそらく「嫌われたくない」など部下に気を遣うがためだと思いますが、遠回りではっきりとしない説明はその後の話の展開が複雑になりますし、部下も釈然としない気持ちになります。

状況を伝える時には感情やあなたの判断を挟まず、簡潔に事実を伝えましょう。

質問

「このフィードバックに関してAさんはどう思いますか?」

状況を伝え終わったら相手の反応を知るために質問をしましょう。なぜならその返答によって次の対応は違ってくるからです。

  • 「私自身ももっと早目に業務依頼をしないといけない事には気づいていました。」
  • 「以前にもこのフォードバックは直接開発部門から聞きました。ところがこれには理由があるのです。」
  • 「正直そのようなフィードバックがあった事に驚きました。」

上記のように状況を伝えても相手の反応は様々であり、状況を伝えただけで、

「ではこれからは早目に開発部門には業務依頼してくださいね。」

と話しを終わらせてしまっては問題の解決は出来ません。

状況に応じた対応が必要となってくるのです。

上記二つ(Aさんには自覚がある、もしくは以前にもこの問題が発生している。)

当然ですが、この場合「なぜ改善がはかられないのか」に関して具体的な議論と対策が必要です。

実際には開発部門に仕事を依頼する前に必要なデータなどが生産部門からいつもギリギリにしか届かず、そのために開発への依頼が遅くなっているかもしれません。

Aさんは今日はじめてこの事実を知った

この場合には、本人に自覚がないためもっと根本的な話をしないといけません。

「なぜ時間の余裕をもった業務依頼が必要だと思いますか」「時間に余裕がない結果どのような事が起こるとおもいますか」

など、さらに詳しい質問をしていく必要があります。

次のステップの提案

「では次のステップとして今日話しさせて頂いた事に関して何らかの進展があったら私に声をかけていただけますか。これは我々にとって大事な案件なのでまたお話する時間があるといいと思います。いかがですか。」

具体的な問題点や次のステップが決まったら次のステップとしての面談の提案を行いましょう。

そしてあなたの提案に対して「いかがですか?」「どうでしょう?」など質問をする事も忘れないようにしましょう。

大抵の場合「はい。ぜひお願いいたします。私から声をかけさせていただきます。」などの返事が得られるでしょう。

この過程の重要性は強制的に思わせず相手の次回面談へのコミットを得る事です。

クロージング

「今日は時間をとってくれてありがとうございます。Aさんからの次のコンタクト楽しみに待ってますね。」

面談の御礼と次の面談への期待を伝えて面談を終了しましょう。

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まとめ

「相手に気づきを与える効果的な1on1の方法」に関して紹介しました。

上記のステップを最初は意識して行う必要がありますが、回数を重ねるにつれて自然と上記のプロセスで面談が上達してきます。

最初のうちは大変ですが意識して取り組んでみてください。

ここまで読んで頂きましてありがとうございました。

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