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【海外での働き方】 海外と日本の会議の大きな違い 5選 (日本と海外の会議・どっちがいいか対決)

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ビジネス全般(海外での働き方含む)
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筆者紹介

シンガポールで駐在員として働くGuppyです。

シンガポールの職場において私は唯一の日本人です。チームの構成は欧米人30%、シンガポール人40%、その他アジア(私も含む)30%となっておりますので、日々の業務の中で日本との違いをよく感じます。

今日は海外と日本の会議の大きな違いを5つ紹介します。

個人的な見解で海外と日本の海外の勝敗を考えてみました。個人的見解ですので参考程度にご覧になって頂ければと存じます。

今後海外で

働かれる方、もしくは海外の同僚との会議に参加される方の参考になれば幸いです。

会議の目的が明確

海外では会議の目的が明確な事が殆どです。

つまりこの会議は「承認を得るため」の会議なのか。もしくは「提案を行ってそれに対するコメントを得るため」の会議なのか。または「進捗を確認して問題点を明確にする」ための会議なのか。等会議の目的がはっきりとしています。

日本で働いている頃は

「まぁ、とりあえず会議をしよう」と上司が言って、何を成果物として期待されてわからないままに時間がダラダラを過ぎてしまう会議を経験していました。

日本は業務における効率性が海外に比べると低い傾向があるように感じます。

その原因の一つがこの「とりあえずビール」ならぬ「とりあえず会議」にあると思います。

会議の目的が明確な点においては「海外の勝ち」です。

海外:1勝、日本:0勝

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プレゼンスタイル

日本ではプレゼンの最中に質問を受ける事はあまりないのではないでしょうか。

多くの聴衆はプレゼンを最後まで聞いてくれる、もしくは「質問ありませんか」と尋ねなければ途中で質問攻めにあいプレゼンが進まない、といったケースはよほど準備が悪い場合を除けばあまりないかと思います

一方海外では、想定どおり最初から最後まで自分のストーリーでプレゼンできるなんて事はありません。

おそらく最初のスライドから質問されまくる事でしょう。

これは海外のプレゼンスタイルに関係するからかもしれません。(後述します。)

ここは、プレゼン者の目線で、かつプレゼン者が第二言語として英語を使ってプレゼンする事を想定したいと思います。

自分が話したいように話出来るという事で

日本:1勝、海外:1勝

プレゼン資料

上述したように海外の会議ではスライドの1枚目から質問が殺到し、その質問に回答するためにスライド2枚目以降においておいたスライドの該当箇所を説明して解答していく。といったスタイルが主になるかと思います。

これは海外のプレゼンではExcecutive Summaryからプレゼンをする事が多く、このサマリーにこれからプレゼン者が話する事が凝縮されています。

Executive Summaryをみれば会議の目的とその背景、提案や承認依頼などがすべてわかるように作成された渾身のスライドです。

まずはこのスライドを説明し、聴衆はサマリーの中でわからない事を質問する。なので、プレゼン者はバックアップに当日質問されそうな事や、背景情報などのスライドを用意するといったスライド作成になるかと思います。

また、日本人のスライドは細かいのでもっとシンプルにした方がよいかもしれません。

私も意識していますが未だに「日本人みたいにスライドが細かすぎ」 (日本人なのですが。笑) とか同僚から言われます。

個人的な勝敗になってしまうかもしれませんが、ある一定程度の英語力をもっている状況であるならば海外の会議のプレゼン資料の作り方の方が理にかなっていると思う事もありますし、また世界標準という事では海外のプレゼン資料の勝ちでしょう。

日本人のきめ細かなスライドがもちろん役に立つ場面も多くはあります。

しかしそれは伝家の宝刀のようにバックアップにしておきましょう。いきなり細かいスライドを出すと聴衆が話を聞く気力をなくしてしまう可能性があります。

海外:2勝、日本1勝

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会議参加人数

今までの話に関係する部分も多いのですが、日本の会議はやたらと参加人数が多い場合が多いように思います。

一言も発さないのに何故か存在する謎の参加者が多いのが日本の会議の特徴かもしれません。

日本にいるときは気づかなかったのですが、一旦国外に出て日本と会議をすると本当に上記の謎の参加者がたくさんいる事に大きな違和感を感じます。

参加者が多いと困るという訳ではないのですが、何の価値もないかもしれない会議に参加されている謎の参加者さんの業務効率を考えるといかがなものかなと思ってしまいます。

会議は最少人数で効率的に運営すべきではないでしょうか。

海外:3勝、日本1勝

会議での発言量

残念ながら発言量は大差で日本が負けているところです。

私も発言量が少ないとよく同僚からフィードバックを受け改善しようとしていますが、まだ海外の方には及んでおりません。

日本人は受け身の傾向が強く質問には完璧に答えられます。これは日本人の良さです。

一方で議論を活発にするためにいわゆる「良い質問」をするための発言量が圧倒的に不足しています。

ここは日本の教育(学生時代に質問しまくる人は少ない??)にも根付いているのやもしれません。

ただし世界標準で考えると発言量の多さは重要です。

逆に発言が少ない人は「何も考えていない人」もしくは「やる気のない人」とみなされてしまうリスクすらあります。

海外:4勝、日本:1勝

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まとめ

今回は海外と日本の会議スタイルの違いを考察してみました。

もちろん日本の会議にもいいところはあるのですが、益々進むであろう国際化を考えた時には海外の会議スタイルの良い点を取り入れていくべきではないかと考えております。

ここまで読んで頂きましてありがとうございます。

ご意見・コメント頂けますと幸甚です。

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